Politique de confidentialité et de sécurité des données

 Date de prise d’effet : 1 avril 2023

Mon Système Fourrager (ci-après, « Mon Système Fourrager », « nous », « notre » ou « nos ») a à cœur de respecter et de protéger votre vie privée et la confidentialité des renseignements que vous nous avez confiés et que nous recueillons vous concernant. La présente politique de confidentialité (la « politique ») vise à expliquer la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons ou autrement traitons vos renseignements (incluant vos renseignements personnels), comment nous préservons la confidentialité de vos renseignements lorsque vous échangez avec Mon Système Fourrager et comment vous pouvez exercer vos droits et choix à l’égard de vos renseignements. Veuillez noter que la présente politique est complétée par les Conditions d’utilisation disponible sur notre site web.

1. Étendue et application

Mon Système Fourrager Inc. (« Mon Système Fourrager ») est une entreprise qui offre une plateforme de gestion intégrée des systèmes fourragers.

La présente politique s’applique aux activités de Mon Système Fourrager et aux produits et services que nous offrons. Notamment, elle s’applique si vous utilisez notre site Web/application Web, notre application mobile, aux consultations agronomiques en personne et virtuelles ou si vous postulez pour un emploi auprès de Mon Système Fourrager.

Dans la présente politique, nous décrivons nos politiques et pratiques en matière de collecte, d’utilisation et de communication des renseignements, incluant des renseignements personnels, et les mesures que nous prenons pour en assurer une protection continue. Nous décrivons également les droits et les choix que vous avez à l’égard de vos renseignements.

Dans certains cas, au moment de la collecte de vos renseignements personnels, nous pourrions vous fournir de plus amples renseignements sur leur traitement. Nous pourrions aussi, dans certaines circonstances, obtenir un consentement particulier à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, y compris lorsque la loi l’exige.

2. Que sont les « renseignements personnels »?

Dans la présente politique, le terme « renseignements personnels » s’entend généralement des renseignements (peu importe le format) concernant un individu identifiable ou une personne physique, notamment votre nom, vos coordonnées, votre adresse résidentielle, votre adresse électronique, votre date de naissance et votre numéro d’assurance social. Ce terme englobe également d’autres types de renseignements particulièrement techniques, mais uniquement lorsque ces renseignements servent à vous identifier en tant qu’individu. Les renseignements agrégés et/ou anonymisés  et qui ne peuvent être associés à un individu identifiable que ce soit directement ou indirectement ne sont pas considérés comme des renseignements personnels. Quelles catégories de renseignements recueillons-nous?

3. Quelles catégories de renseignements recueillons-nous?

Nous limitons notre collecte aux renseignements personnels qui sont raisonnablement nécessaires pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis.

Selon vos rapports avec nous, nous pouvons recueillir des identifiants personnels, des renseignements financiers et commerciaux, des renseignements professionnels ou liés à l’emploi et des activités sur Internet ou autre réseau électronique. Nous recueillons des renseignements personnels de différentes façons, qui sont détaillées ci-dessous à la rubrique Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Plus particulièrement, nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants vous concernant en fonction de vos rapports avec Mon Système Fourrager (par exemple, si vous êtes un client, un visiteur de notre site Web ou un postulant) :

• • Identifiants personnels, comme le nom, l’adresse postale, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, l’employeur, l’adresse postale de l’employeur ou signatures.
  • Renseignements financiers et commerciaux, comme vos renseignements pour le paiement ou les données financières de vos activités agricoles.
  • Renseignements sur les activités sur Internet ou autre réseau électronique, comme le type de navigateur, le fournisseur de services Internet (FSI), les pages de renvoi/de sortie, les pages consultées sur notre site.
  • Renseignements professionnels ou liés à l’emploi, comme vos titre et occupation professionnels.

Nous recueillons aussi des renseignements reliés à vos activités agricoles via nos produits et services, incluant :

• • Des données sur les champs et la terre, comme des données de conservation, sur les pratiques de travail du sol, sur la gestion de l’eau, sur les sols et la fertilité, des données environnementales et écologiques et des données concernant le système d’information géospatiale, de positionnement global et des données sur les limites de champs.
  • Des données agronomiques, comme des données sur les semences des cultures, sur la plantation, sur le rendement, sur la lutte contre les maladies et les ravageurs et sur la fertilisation des cultures.
  • Données de la machinerie, comme des données sur les équipements de roulement et les immobilisations, des données techniques sur l’état et le fonctionnement de la machinerie et d’autres informations sur le matériel d’élevage.
  • Données financières et de gestion d’exploitation, comme les données sur les opérations commerciales, les données sur le transport et le stockage, les prix des produits de base et les rapports et données de conformité.
  • Données climatiques et météorologiques, comme les données des stations météorologiques, les sondes de sol, les données des capteurs et les données de température et d’humidité à la ferme.
  • Données sur le bétail, comme les données d’identification et d’information sur le pedigree de l’animal, les informations sur les performances, sur la qualité, sur la santé, des données génétiques et génomiques, et sur la gestion de chaque animal provenant des machines ou des systèmes de gestion de l’exploitation.

4. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons des renseignements personnels de différentes façons, notamment directement de vous, auprès de tiers et via notre site Web lorsque la loi le permet. Nous pouvons également générer de nouveaux renseignements sur vous à l’aide de ceux que nous avons déjà recueillis.

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels des sources générales suivantes :

1. 1. Directement de vous
      Nous pouvons recueillir des renseignements personnels directement de vous ou de votre représentant, notamment aux moments suivants :

• • Lorsque vous ouvrez un compte auprès de nous.
  • Lorsque vous utilisez nos services.
  • Lorsque vous obtenez du service conseil agronomique.
  • Lorsque vous remplissez un formulaire sur notre site Web (y compris l’information fournie au moment de l’inscription pour utiliser nos services ou produits).
  • Lorsque vous vous abonnez à notre infolettre.
  • Lorsque vous postulez pour un emploi chez Mon Système Fourrager.
  • Lorsque vous nous contactez relativement à une demande ou pour signaler un problème avec notre site Web.
  • Lorsque vous consentez à remplir un sondage.

2. 2. Auprès de tiers
      Dans certaines circonstances et avec votre consentement, nous pouvons recueillir des renseignements personnels auprès de tiers comme des médias sociaux (Google, Facebook, etc.) ou de vos partenaires autorisés.

3. 3. Via notre site Web
      Votre utilisation de notre site Web permet à Mon Système Fourrager de compiler automatiquement certains renseignements concernant votre profil d’utilisateur, ce qui peut inclure l’adresse de protocole Internet (ou adresse IP) de votre ordinateur, votre zone de géolocalisation, le système d’exploitation que vous utilisez, le nom de votre fournisseur de services Internet, la date et l’heure auxquels vous avez accédé au présent site Web, le site Web précédent que vous avez visité et qui vous a fourni un lien à notre site Web, ainsi que le contenu visionné et téléchargé sur notre site. Pour ce faire, notre site Web, comme la plupart des sites Web, utilise des témoins (ou cookies), soit de petits fichiers de données qui sont enregistrés sur votre ordinateur lorsque vous le visitez. Pour comprendre vos choix en lien avec ce type de collecte, reportez-vous à la rubrique Quels sont vos choix quant à l’utilisation de vos renseignements personnels?

5. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour les besoins suivants ou autres besoins, avec votre consentement ou tel que la loi le permet ou l’exige :

1, Besoins généraux de l’entreprise
Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour des besoins généraux de l’entreprise, comme pour fournir ou offrir un produit ou un service demandé à Mon Système Fourrager, gérer nos activités et notre site Web, traiter des demandes d’emploi, empêcher ou réduire des risques commerciaux, ainsi que pour des besoins liés à la sécurité de l’information, des systèmes ou des réseaux.

Plus particulièrement, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour les besoins généraux de l’entreprise suivants :

2, Fournir ou offrir nos produits et services.
Nous utilisons vos renseignements personnels pour des activités nécessaires à la fourniture de nos produits et services, notamment les suivantes : 

• • Vous identifier en tant qu’utilisateur de notre site Web et vous permettre d’accéder à votre compte.
  • Établir et maintenir notre relation d’affaires et gérer les aspects des produits et services que nous offrons, incluant le traitement de transactions et de vos demandes et l’analyse de données sur votre utilisation
  • Vous offrir un service continu et améliorer notre gamme de services, y compris l’utilisation du présent site Web.
  • Communiquer avec vous lorsque vous soumettez des questions, des commentaires et des suggestions.
  • Établir et administrer les comptes client, notamment vérifier l’identité du client.
  • Mettre à jour vos renseignements personnels et vos dossiers, et s’assurer que l’information se trouvant dans vos dossiers est exacte et, au besoin, vérifier l’information fournie.

Sujet à vos choix, nous utilisons aussi vos renseignements personnels pour vous fournir de l’information sur nos produits et services qui pourraient vous intéresser, évaluer les demandes de produits ou services (y compris déterminer si un produit ou service peut ou non vous être offert) et pour des fins de sondage ou recherche.

3, Gérer nos activités commerciales. Nous utiliserons vos renseignements personnels pour de nombreuses raisons en lien avec nos activités commerciales, notamment les suivantes : 

• • Prévenir les erreurs et la fraude et répondre aux exigences de la loi.
  • Exercer une diligence pour prévenir ou réduire nos risques commerciaux, comme administrer nos exigences de bonne gouvernance ou gérer et faire auditer nos activités commerciales.
  • S’assurer de la sécurité de notre information, de nos systèmes ou réseaux.
  • Respecter des obligations, exigences et lignes directrices juridiques et réglementaires.
  • Faciliter la vente d’une ou plusieurs parties de nos activités, restructurer nos activités et obtenir et soumettre des demandes de règlement.
  • Protéger nos droits, nos biens et notre sécurité, ainsi que ceux de nos employés, de nos clients et du public.
  • Recouvrer des frais dus à Mon Système Fourrager.
  • Répondre à des audits, à des évaluations, à des demandes ou à des exigences réglementaires.

4, Gérer notre site Web.
Lorsque vous visitez notre site Web, nous pouvons utiliser vos renseignements pour gérer et faciliter l’utilisation de notre site Web, qui peuvent inclure des témoins et autres technologies similaires pour adapter le site Web à vos préférences et pour compiler des statistiques au sujet de la consultation et de l’utilisation de notre site Web afin de l’améliorer. Pour comprendre vos choix en lien avec ce type d’utilisation, reportez-vous à la rubrique Quels sont vos choix quant à l’utilisation de vos renseignements personnels?

5, Traiter des demandes d’emploi.
Lorsque vous soumettez une demande d’emploi, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• • Vérifier votre identité.
  • Créer et administrer votre compte.
  • Répondre à vos demandes et communiquer avec vous concernant votre demande d’emploi.
  • Évaluer votre demande d’emploi et prendre des décisions d’embauche.
  • Conclure un contrat d’engagement.

6, Aux fins de recherche et de développement
Nous pouvons utiliser des renseignements personnels à des fins statistiques pour comprendre et évaluer vos intérêts et vos besoins en évolution dans le but d’améliorer nos produits et services et d’en développer de nouveaux, ainsi que pour évaluer d’éventuelles améliorations ou autres modifications apportées aux fonctionnalités de notre site Web. Par exemple, nous pouvons recourir à des services analytiques Web de tiers, comme Google Analytics, pour nous aider à analyser la façon dont les visiteurs utilisent notre site Web. Lorsque la loi l’exige, nous utiliserons des renseignements dépersonnalisés ou anonymisés à ces fins.

7, Aux fins de recherche et de développement
Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour vous fournir du contenu et des services personnalisés, notamment personnaliser nos produits et services, notre expérience client numérique et nos offres, et décider quelles offres ou promotions vous proposer sur nos canaux numériques.

Nous pouvons aussi utiliser vos renseignements personnels pour communiquer avec vous de différentes façons (par exemple, par courriel, téléphone, messagerie texte, la poste ou via notre portail client en ligne) concernant nos programmes, produits, services, offres spéciales, promotions, concours ou événements qui pourraient vous intéresser. Si vous souhaitez ne plus recevoir nos messages commerciaux électroniques, veuillez suivre la procédure de désabonnement figurant dans ces messages. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, reportez-vous à la rubrique Quels sont vos choix quant à l’utilisation de vos renseignements personnels?

6. Quand communiquons-nous vos renseignements personnels à d’autres organisations?

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à nos fournisseurs de services (les entreprises qui exercent nos activités pour notre compte, incluant nos mandataires, prestataires de services ou consultants) et d’autres organisations en conformité avec une loi applicable.

Nous pouvons aussi communiquer vos renseignements personnels avec votre consentement (par exemple, à une institution financière ou une organisation, à votre demande) ou en conformité avec une loi applicable.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels tel qu’indiqué ci-dessous :

1. 1. Fournisseurs de services. Nous pouvons transférer des renseignements personnels à nos représentants, fournisseurs ou autres organisations qui fournissent des services à Mon Système Fourrager aux fins énoncées dans la présente politique. Les fournisseurs de services qui pourraient recevoir des renseignements personnels comprennent des agronomes et producteurs, des consultants, des entreprises de préparation d’états de compte, des sociétés d’expédition postale et de messagerie, des entreprises d’imagerie, des entreprises de stockage de documents, des fournisseurs de solutions de sauvegarde informatique et d’hébergement de serveurs et des fournisseurs de logiciels et de maintenance des TI. Lorsque Mon Système Fourrager transfère des renseignements personnels à nos fournisseurs de services, nous nous assurons par voie contractuelle que les renseignements personnels transférés sont utilisés qu’aux fins pour lesquelles le fournisseur de services a été engagé et qu’ils bénéficient au minimum du même degré de protection que le nôtre. Nos fournisseurs de services peuvent être situés partout dans le monde, tel que décrit en détail à la rubrique Transferts transfrontaliers des renseignements personnels.

2. 2. Vente ou transfert de nos activités ou autre opération. Si nécessaire aux fins de l’évaluation ou de la conclusion d’une transaction commerciale, telle que l’aliénation ou la location de toute ou une partie de l’entreprise ou de ses actifs ou la modification de sa structure juridique par fusion ou autrement, nous pouvons partager des renseignements personnels avec l’autre partie à la transaction conformément aux exigences légales applicables.

3. 3. Autres raisons permises. Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels lorsque la loi applicable le permet ou l’exige et conformément aux exigences applicables, par exemple en pour la prévention de fraude, pour répondre à une demande des autorités ou à des instituts de recherche pour des fins de recherches.

7. Quels sont vos choix quant à l’utilisation de vos renseignements personnels?

Nous collectons, utilisons et partageons vos renseignements personnels avec votre consentement ou sans votre consentement, si la loi l’autorise. Vous pouvez dans certains cas choisir la façon dont Mon Système Fourrager traite vos renseignements personnels.

1. 1. Modifier vos préférences de communication
      Vous pouvez toujours choisir de ne pas recevoir par courriel des messages commerciaux ou promotionnels de Mon Système Fourrager en cliquant sur le lien « désabonner » figurant dans les courriels que vous recevez.Veuillez noter que même si vous indiquez votre choix de ne pas recevoir de messages commerciaux de notre part, nous pouvons toujours communiquer avec vous relativement à un service, conformément à la loi applicable (par exemple, pour vous envoyer un message de service à la clientèle, des renseignements importants sur des produits et des avis de service). En outre, toute modification de vos préférences peut prendre jusqu’à un délai de dix (10) jours ouvrables pour être inscrite dans vos dossiers.

2. 2. Modifier vos paramètres de navigation sur votre appareil
      Nous utilisons la technologie pour améliorer votre expérience client et vous présenter des offres, y compris des publicités personnalisées. Au moyen de technologies telles que des témoins, notre site Web vous reconnaît lorsque vous les utilisez ou y retournez et peut vous fournir une expérience sans coupure. Il est possible d’effacer les témoins du lecteur de disque dur de votre ordinateur, de bloquer la création de témoins ou de recevoir un avertissement avant qu’un témoin ne soit enregistré et vous pouvez retirer ou désactiver certaines de ces technologies en tout temps au moyen de votre navigateur. Toutefois, si vous le faites, vous pourriez ne pas être en mesure d’utiliser certaines des fonctionnalités de notre site Web.

Veuillez vous reporter aux instructions de votre navigateur ou à votre écran d’aide pour savoir comment bloquer, supprimer et gérer les témoins sur votre ordinateur ou appareil mobile. Vous pouvez aussi suivre les liens suivants, en fonction du type de navigateur que vous utilisez : Internet Explorer, Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox et/ou Safari.

3. 3. Restreindre la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels
      Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels conformément à la présente politique, en tout temps moyennant la remise d’un préavis écrit raisonnable à Mon Système Fourrager, sous réserve de restrictions juridiques ou contractuelles.Le retrait de votre consentement peut avoir une incidence sur notre capacité à continuer de vous offrir des produits et services que vous avez ou souhaiteriez recevoir parce que l’utilisation et la communication continues de vos renseignements personnels sont nécessaires à la disponibilité des produits et services qui vous sont offerts. Dans certaines circonstances, des exigences d’ordre juridique pourraient vous empêcher de retirer votre consentement.

8. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Mon Système Fourrager maintient des politiques et des pratiques qui encadrent sa gouvernance à l’égard des renseignements personnels et assurent la protection de ces renseignements tout au long de leur cycle de vie. Selon le volume et la sensibilité des renseignements, les fins auxquelles ils sont utilisés et le format dans lequel ils sont conservés, nous mettons en œuvre une combinaison de mesures afin de protéger vos renseignements personnels, notamment :

• • Désignation d’un Responsable de la protection des renseignements personnels qui veille à ce que Mon Système Fourrager se conforme aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels;
  • Si les renseignements sont recueillis ou conservés sous forme électronique, des mesures de sécurité techniques telles que le cryptage, les pare-feu, les logiciels antivirus et autres mesures similaires;
  • Des procédures pour recevoir, enquêter et répondre aux plaintes ou aux demandes relatives aux pratiques de Mon Système Fourrager en matière de traitement des renseignements, y compris celles relatives à tout incident de sécurité impliquant des renseignements personnels;
  • Un cadre régissant la conservation et la destruction des renseignements personnels, tel que plus amplement décrit à la rubrique Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?;
  • Des mesures contractuelles, organisationnelles et techniques visant à assurer que les fournisseurs de services avec lesquels nous partageons des renseignements personnels maintiennent des mesures de sécurité adéquates. Par exemple, nous exigeons généralement de nos fournisseurs de services qu’ils limitent leur utilisation et leur conservation des renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour fournir leurs services et qu’ils nous avisent si un incident de sécurité se produit. Nous essayons également de contrôler et de vérifier leur conformité à ces exigences de diverses manières (par exemple et selon le cas, des inspections sur place (si possible), des enquêtes et des entretiens, des preuves de certification).

9. Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous stockons vos renseignements personnels le temps nécessaire pour vous fournir des services, gérer nos activités commerciales et nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, vos renseignements personnels sont détruits ou anonymisés (pour qu’ils ne puissent plus vous identifier) de façon sécuritaire.

10. Transferts transfrontaliers des renseignements personnels

Certains de nos fournisseurs de services peuvent avoir accès à vos renseignements personnels, les traiter ou les stocker à l’extérieur de votre province de résidence. Dans une telle situation, lorsque vos renseignements personnels sont utilisés ou stockés à l’extérieur de votre province de résidence, ils peuvent être assujettis aux lois de ce territoire étranger, y compris toute loi permettant ou exigeant la communication des renseignements au gouvernement, à des organismes gouvernementaux, à des tribunaux et à des organismes d’application de la loi de ce territoire.

Lorsque nous transférons vos renseignements personnels à l’extérieur de votre province de résidence, nous concluons des ententes contractuelles avec nos fournisseurs de services dans le but de garantir une protection adéquate de vos renseignements personnels. Par exemple, nous nous assurons que le fournisseur de service assure une protection de vos renseignements personnels avec au minimum les mêmes standards de protection que ceux en vigueur chez Mon Système Fourrager et que vos renseignements ne seront pas utilisés à d’autres fins que celles autorisées.

11. Exercer vos droits relativement à vos renseignements personnels

Vous pouvez avoir accès à vos renseignements personnels, demander des renseignements sur le traitement de vos renseignements personnels ou à ce que des corrections soient apportées à des renseignements inexacts sous réserve de certaines exceptions prévues dans les lois applicables et demander la rectification de vos renseignements personnels si leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par la loi. Si vous détectez des renseignements inexacts dans votre compte, sur vos relevés de cotisation ou vos formulaires fiscaux, nous vous invitons à nous contacter pour les corriger.

Pour accéder à vos renseignements personnels et les corriger ou exercer tout droit relativement à vos renseignements personnels, vous pouvez accéder à votre compte en ligne ou nous contacter par écrit en utilisant les coordonnées pertinentes énumérées à la rubrique Contactez-nous ci-dessous.

12. Modifications de la politique

Nous pouvons, à l’occasion et à notre entière appréciation, apporter des modifications à la présente politique. Toute modification prend effet au moment où nous affichons la politique révisée sur notre site Web. Si nous y apportons des changements importants, nous afficherons un avis sur notre site Web ou vous contacterons pour vous en informer lorsque la loi l’exige. En continuant de traiter avec nous après que la nouvelle version de la politique soit été affichée, vous acceptez les modifications apportées à la politique, sous réserve de toute autre exigence pouvant s’appliquer. Il est de votre responsabilité de vous assurer d’avoir lu, compris et accepté la dernière version de la politique. La « date de prise d’effet » figurant au début de la présente politique indique sa dernière mise à jour.

13. Contactez-nous

Si vous avez des questions ou des plaintes concernant la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, vous pouvez contacter le Responsable de la protection des renseignements personnels de la façon indiquée ci-dessous :

Mon Système Fourrager
À l’attention du Responsable de la protection des renseignements personnels
support@msfourrager.com